Regelmatig wordt de vraag gesteld hoe je als projectmanager kunt garanderen dat projecten op tijd en binnen budget worden opgeleverd. Het antwoord is natuurlijk dat je dan netjes (en strak) Prince2 of een andere methode voor projectmanagement moet volgen.

Toch is het een interessante vraag: wat zijn nu de meest belangrijke voorwaarden voor projectsucces?

Methoden voor projectuitvoering bevatten veel onderdelen, maar laten ook ruimte om onderdelen weg te laten indien ze in je project geen toegevoegde waarde hebben. En in de praktijk wordt daar natuurlijk gebruik van gemaakt. Dus de vraag is wat nu echt noodzakelijk is.

In deze blog geef ik mijn visie op wat de belangrijkste 3 onderdelen in het projectmanagement zijn waarmee je projectresultaten kunt garanderen.

1. Start met een plan
Vaak is er spanning in het voortraject van een project, bijvoorbeeld:

  • Hoge en misschien niet realistische verwachtingen bij de opdrachtgever die graag snel een resultaat wil
  • De druk om direct te beginnen en geen tijd te verliezen
  • De druk van een accountmanager in een verkooptraject die, gechargeerd, een opdracht koste wat kost binnen wil halen en daarvoor ook wel toezeggingen wil doen aan de klant

Ik vind dat de projectmanager al deze druk moet weerstaan en het project goed moet voorbereiden. Een goed plan legt de basis voor projectsucces. Het plan is het resultaat van de analyse van de projectmanager en beschrijft hoe het project uitgevoerd gaat worden en alle potentiele obstakels overwonnen gaan worden.

2. Focus op producten en uitgangspunten
Nu is het onderwerp van deze blog wat de belangrijkste onderdelen van projectmanagement zijn, en in het eerste punt van deze blog staat dat er een doorwrocht plan van aanpak moet zijn. Dat roept uiteraard de vraag op wat nu het belangrijkste in een plan van aanpak is. In mijn ervaring zijn dat twee onderdelen:

  • Allereerst een ondubbelzinnige opsomming van de concrete producten die het project gaat opleveren. En daarmee bedoel ik de Product Breakdown Structure inclusief productbeschrijvingen inclusief de acceptatiecriteria.
  • Daarnaast alle uitgangspunten die aan het plan ten grondslag liggen en van cruciaal belang zijn voor het succesvol uitvoeren van het project.

Het wonderlijke is dat juist deze onderdelen vaak niet helder in offertes en plannen zijn opgenomen. En juist deze onderdelen helpen in de communicatie met de opdrachtgever om duidelijk te krijgen of partijen elkaar goed begrepen hebben! En dat is uiteindelijk van belang voor projectsucces.

3. Controleer projectuitvoering en stuur bij
De eerste twee punten gaan over de start van een project. Dat is niet toevallig want daar wordt de basis van het succes van het project gelegd omdat partijen hetzelfde beeld moeten krijgen van wat de opdracht behelst.

Tijdens uitvoering van het project is er nog één belangrijke maatregel die in de praktijk zeer behulpzaam gebleken is om het projectresultaat te bereiken. Dat is controle op de projectuitvoering. Dat kan door middel van zelfreflectie van de projectmanager die aan de slag gaat in de vorm van een zelfassessment. Of nog beter, door middel van een review door ervaren collega projectmanagers.

Op de juiste wijze gehanteerd maakt dit instrument de projectmanager zich veel meer bewust van hoe hij of zij aan het sturen is en wat daarin beter kan. Het effect hiervan is dat de besturing tijdig kan worden aangepast aan de actuele omstandigheden.

Ik heb veel projecten uit het slop gehaald en beschik over toolsets met hulpmiddelen voor bijvoorbeeld de uitvoering van een review of (zelf)assessment.

Marinus Spaan

Spaan Project Services