Mijn ervaring is dat uitloop van projecten een veel voorkomende oorzaak is bij falende projecten. En vaak volgt bij uitloop van een project nog meer ellende. Projecten kosten dan per definitie meer omdat allerlei projectkosten tijdsgebonden zijn, denk aan inzet van mensen of huur van ruimte en andere benodigdheden. Erger nog is het als het beoogde projectresultaat in gevaar komt, denk dan bijvoorbeeld aan projecten die nieuwe producten moeten opleveren waar de markt om vraagt. Ook kan er invloed zijn op vervolgprojecten.

Als je op internet zoekt op uitloop van projecten vind je meer lijstjes met oorzaken dan oplossingen hiervoor. Deze blog gaan over welke maatregelen de projectmanager moet nemen om uitloop van zijn of haar project te voorkomen.

Centrale vraag is: hoe zorgen we ervoor dat projecten op tijd resultaten leveren?

En allereerst, lost Agile projectmanagement dit probleem dan niet op?
Ogenschijnlijk is Agile projectmanagement de oplossing om uitloop te voorkomen: tijd en het budget worden vastgezet door een vast aantal iteraties (sprints) uit te voeren. Hierin worden de requirements in volgorde van prioriteit opgeleverd. Idee is dat minimaal 60% van de requirements zullen worden gerealiseerd, de rest is “speling” van het project en wordt niet gegarandeerd opgeleverd.

Helaas werkt dit in de praktijk niet altijd om verschillende redenen.

  • Niet alle projecten kunnen het zich veroorloven om requirements te prioriteren. Waar zit de 40% ruimte in requirements als je een datacenter verplaatst? Of als je een Life Cycle Management project uitvoert? In sommige projecten moet je gewoon (bijna) alle requirements opleveren.
  • Opdrachtgevers en/of gebruikers willen wel de vaste tijd en budget omarmen, maar willen ook dat alle requirements gerealiseerd worden. Zo kwam ik een Agile project tegen dat na de eerste oplevering, vervolgens doorstartte om alle “overige” requirements in volgende releases te realiseren. Dan is het project per saldo niet eerder of voordeliger maar heeft de opdrachtgever wel betaald voor extra overhead.

Dus hoe voorkom je dan uitloop? Welke maatregelen kan een projectmanager nemen om een project tijdig op te leveren? Ik hanteer altijd de volgende checklist met 10 maatregelen.

1. Een planning is geen “happy flow”
Om te beginnen: veel plannen bevatten een planning die ervan uitgaat dat tegenslagen niet bestaan. Helaas is de werkelijkheid anders. Zorg dus altijd voor een realistische activiteitenplanning. Dat is natuurlijk een open deur, toch laten projectmanagers zich in de praktijk om allerlei redenen verleiden om te krap te plannen.

2. Uren ramen is moeilijk …
… en wel om de volgende redenen:

  • Een urenraming voor de realisatie van een product kent een onzekerheid. Er is een kans dat de urenraming te laag is, maar ook een kans dat de raming te hoog is. Deze onzekerheid kent echter geen normaalverdeling. Uit onderzoek (en uit de praktijk) blijkt dat de kans dat een raming te laag is, groter is dan de kans dat de raming te hoog is. Als alle afzonderlijke urenramingen worden getotaliseerd, telt ook deze onzekerheid op! Omdat de onzekerheid dus geen normaalverdeling kent, zal de werkelijke totale urenraming groter zijn dan de som van de afzonderlijke ramingen. Conclusie: Indien je in je project de urenraming bepaalt, moet je met dit effect rekening houden, bijvoorbeeld door speling in de doorlooptijd op te nemen.
  • Experts in je project zullen vaak delen van de planning voor hun rekening nemen. Helaas hebben experts de onhebbelijkheid het werk te rooskleurig in te schatten. Zij denken dat alle medewerkers net zo snel werken als zijzelf, ze houden te weinig rekening met mogelijke problemen, en maken “netto” ramingen. Hieronder verstaan we ramingen waarin geen rekening is gehouden met andere activiteiten die een medewerker uitvoert, zoals studie of lijnoverleg, enzovoort.
  • Houd rekening met de planningshorizon van een medewerker. Een normaal mens overziet niet meer dan 2 weken. Daarom zijn alle planningen die langer duren dan 2 weken per definitie niet betrouwbaar.

3. Laat de projectaanpak helpen
Gebruik de Prince2 stages zodanig dat deze je helpen om doorlooptijd te beheersen. Deel een project bijvoorbeeld in dusdanige fases op, dat de zekerheid op de einddatum per stage toeneemt. Bijvoorbeeld door te starten met de uitvoering van een Proof Of Concept. Of te starten met een pilot waarin aannames en uitgangspunten vroegtijdig getoetst worden. Ook is het opbouwen van ervaringscijfers in de eerste fases van een project verstandig. Ontwerp dus een projectaanpak die enerzijds inspeelt op de onderkende risico’s en anderzijds tegemoetkomt aan de vraag om een gegarandeerde einddatum.

4. Twee uur of twee weken?
Doorlooptijd is iets anders dan de tijd nodig voor uitvoering van een activiteit. Iedereen weet dat maar toch gaat het vaak fout bij het opstellen van een planning. Dus het plannen van benodigde doorlooptijden is een aparte activiteit voor de projectmanager! Voorbeelden waar je dan rekening mee moet houden zijn de volgende.

  • Freeze periodes (december en januari of ten gevolge van andere grote projecten) waarin het niet of beperkt mogelijk is software naar productie te brengen of aanpassingen door te voeren aan de infrastructuur hebben impact op de doorlooptijd.
  • In vakantieperiodes kun je rekening met een lagere productiviteit van projectmedewerkers.
  • Neem tijd op voor diverse vormen van “leadtime”. Denk aan doorlooptijden bij externe leveranciers voor het maken van offertes, levering van materialen en producten, deployen van software.
  • De einddatum van een project is niet de in productie name datum, de doorlooptijd van de fase nazorg en het project afsluiten wordt vaak ook onderschat.

5. Durf NEE te zeggen
De einddatum van een project is het resultaat van een opgestelde projectplanning. Die is meestal niet gelijk aan de door de klant gewenste einddatum. Zeg nee tegen de klant en andere stakeholders indien gevraagde einddatums niet realistisch zijn. Ga niet blindelings uit van planningen van anderen (eindgebruikers, business analisten, enzovoort) en wees kritisch op aangeleverde cijfers.

Hieraan gerelateerd is het volgende advies: start het project niet te vroeg onder druk van je omgeving. Volg “gewoon” de standaard processen bij aanvang van het project. Dat betekent in de praktijk bijvoorbeeld dat je niet start zonder de formeel goedgekeurde requirements. Je start ook niet zonder formeel goedgekeurde projectbrief en PID. Wijzigingen in requirements later zijn vaak de oorzaak van extra doorlooptijd!

6. Ervaringen uit het verleden
Het argument “nu zal het wel sneller gaan dan vorige keer” gaat in de regel niet op. Gebruik ervaringen uit het verleden: vraag na wat de ervaringen (doorlooptijd, opgetreden problemen, best practices) er waren met vergelijkbare eerder uitgevoerde projecten. Dat kun je navragen bij betrokken stuurgroepleden, lijnmanagers, projectmanagers, leveranciers, enzovoort. En in het geval van applicatieontwikkeling, maak gebruik van Functiepuntanalyse en de benchmarks voor productiviteit.

7. Resources
Projecten worden uitgevoerd door mensen. Een van de meest voorkomende oorzaak voor uitloop van een project is het niet (meer) beschikbaar zijn van capaciteiten en kennis van die mensen. De Agile aanpak speelt hier natuurlijk handig op in door een permanent team te eisen met alle benodigde deskundigheid. Voor de overige meer reële situaties, let dan hierop.

  • Plan alle benodigde resources bij de start van het project voor de volledige doorlooptijd van je project. Alloceer deze medewerkers. Gedurende uitvoering van je project, detailleer je planning en allocatie van resources 6 weken vooruit.
  • Houd rekening met “kritische” resources (de medewerkers die altijd voor elk project worden gevraagd), zijn er bijvoorbeeld andere projecten die parallel lopen aan jouw project en die ook een beroep (gaan) doen op deze resources? Plan geen kritieke resources in waarvan je weet dat de kans groot is dat deze ook door andere projecten geclaimd gaan worden. Plan geen kritieke resources in op activiteiten die op het kritieke pad van het project liggen.
  • In plaats van de inzet van kritieke resources kun je externe mensen volledig (100%) voor je project in te huren, en deze medewerkers eerst in je project opleiden.

8. Wie ligt er wakker van uitloop?
Zorg dat je als projectmanager niet de enige bent die wakker ligt van uitloop. Daar kun je bijvoorbeeld het volgende aan doen.

  • Betrek projectmedewerkers bij het opstellen van de planning.
  • Vraag expliciet commitment van je projectmedewerkers voor opleveren van (deel)producten.
  • Motiveer projectmedewerkers en leveranciers om mee te denken over eventuele alternatieven, maatregelen om het project te versnellen.

9. Risico’s zijn meetbaar
Kwantificeer gevolgen van projectrisico’s in je planning. Voer voor een risicoanalyse uit op de geplande doorlooptijd van activiteiten. Als de kans op uitloop substantieel is, verwerkt dat dan in de planning. Bijvoorbeeld, als de kans op uitloop van 1 maand 30% is, plan dan 10 dagen extra doorlooptijd voor die activiteit, of houd op z’n mist rekening hiermee en zorg dat de gevolgen van een eventuele uitloop van de activiteit beperkt zijn.

10. Tijdig besluiten nemen
In de praktijk heb je stuurgroepen in allerlei soorten en maten. Soms weten stuurgroepleden veel van de project inhoud en hebben ze de neiging vooral op inhoud te sturen. Maar de bedoeling is natuurlijk dat een stuurgroep op tijd besluiten neemt. Als projectmanager moet je dat dan wel aan je stuurgroep vragen, ook op tijd!

Marinus Spaan

Spaan Project Services